時間泥棒になるな！話の長い人は仕事ができない。

お疲れ様です。eximpです。

仕事の現場で、話が長い人に悩まされることはありませんか？むしろあなたも私も話が長い人かもしれません。

話が簡潔でない。この時点でチームへ損失を与えています。

知らず知らずチームに損害を与える人にならないために、話が長い人の特徴と解決策を独断と偏見と経験に基づき持論展開します。

話が長いことの弊害

話が長いと、重要なポイントがぼやけてしまい、結果として仕事の効率を低下させることがあります。

話が長い人の特徴と解決策は以下の通りです。

 1. 情報が整理できていない

まず、話が長い人は情報を整理する能力に欠けていることが多いです。情報が整理できていないと、伝えたい内容がまとまらず、話が冗長になりがちです。これは、聞き手にとって非常にストレスとなり、重要な情報を見逃してしまうリスクを高めます。

解決策：

情報を整理するためには、話す前に要点を箇条書きにするなど、メモを取る習慣をつけることが有効です。また、主題に沿った話を心掛け、不要な情報を省くことが大切です。

2. 相手に要点が伝わらない

話が長くなると、結局何を伝えたいのかが不明瞭になり、相手に要点が伝わりません。特にビジネスシーンでは、明確で簡潔なコミュニケーションが求められます。要点が伝わらないと、プロジェクトが遅延する原因にもなりますし、ミスコミュニケーションが発生することもあります。

 解決策：

話す内容を事前に整理し、3つのポイントに絞って伝えるようにすると効果的です。また、相手の反応を観察し、必要に応じて説明を簡潔にまとめ直すことも重要です。

3. 自分と相手の時間を奪う

時間は有限です。話が長くなることで、自分だけでなく相手の貴重な時間も奪ってしまいます。これは、会議や打ち合わせが長引く原因ともなり、生産性を低下させます。長時間の会議は集中力の低下を招き、最終的には質の低い決定に繋がることもあります。

解決策：

時間管理を徹底し、話す時間を予め設定することで、話が長引くのを防ぐことができます。例えば、会議の前にアジェンダを共有し、各項目に対して時間制限を設けると効果的です。

話を短くまとめるための実践的なヒント

ここでは、話を短くまとめるための具体的な方法をいくつか紹介します。

1. PREP法を使う：

Point（ポイント）、Reason（理由）、Example（例）、Point（ポイント）の順で話すことで、簡潔かつ効果的に伝えたい内容を整理できます。必ずしもこの方に綺麗に当てはまらなくても、意識するだけでかなり変わるはずです。

2. 要点を先に伝える：

結論から話し始め、その後に詳細を補足するスタイルを取り入れると、聞き手は何を期待すべきか理解しやすくなります。

まずは相手に話したいことの全体像を見せると、次の話を先読みしやすく、細かい話が伝わりやすくなります。

全体像がわからないまま細かい部分の話をしても、相手には全く伝わりません。

相手に全体像の絵を見せることを「メンタルモデルを形成する」と言うそうです。

まとめ

話が長いことは、仕事の効率やコミュニケーションの質に大きな影響を与えることがあります。情報の整理不足、要点が伝わらない、自分と相手の時間を奪うという3つの理由から、話が長いことはビジネスシーンにおいて不利に働くことが多いです。これを改善するためには、話す前に情報を整理し、要点を絞って伝えることが重要です。時間管理を徹底し、簡潔なコミュニケーションを心掛けることで、仕事の生産性を高めることができます。